Att skriva avtal kan vara framsynt, att glömma bort dem kan bli kostsamt.

Prelima erbjuder lösningar för elektronisk avtalshantering eller avtalsreskontra.

Verksamheten växer och frodas. Nätverken expanderas och många, för att inte säga de flesta, överenskommelser bekräftas med avtal. Med tiden växer antalet avtal. När mängden avtal uppgår till tresiffriga tal kan problem uppstå med kontroll av löptider och avtalsinnehåll.

Nedan följer ett antal exempel på frågor som torde vara relevanta för varje organisation som eftersträvar en effektiv avtalshantering.

• Hur många aktiva avtal har vi?
• Vem eller vilka har rätt att teckna avtal för verksamhetens räkning?
• Finns metoder och rutiner för att bevaka tidsfrister?
• Har ekonomiavdelningen en korrekt avtalsreskontra för att löpande boka upp upplupna intäkter och kostnader?
• Finns det en ansvarig person för varje avtal?
• Hur ser vår juridiska status ut? Hur har vi bundit upp oss?

Manuell avtalshantering

Att arbeta med avtalskopior i pappersform är osäkert, långsamt, dyrbart och otidsenligt. Viss risk förligger att gamla versioner av avtalen används som gällande genom att nya eller kompletterande avtal inte sprids via avtalskopior till alla berörda. När ett avtal är firmatecknat och klart för arkivering bör det registreras och skannas in i ett digitalt avtalssystem för att säkerställa att gällande avtalsversion nyttjas av avtalsanvändarna.

Digital avtalshantering

Genom att upprätta ett avtalsregister får man bättre kontroll och översikt. Frågorna om vilka avtal som automatiskt förlängs inom den närmaste tiden eller om avtalens innehåll löpande speglas i balansräkningen blir lättare besvarade med hjälp av ett avtalsregister. Vidare får man en koll på den "juridiska" statusen. Bevakning av avtalen förenklas avsevärt.

Enskilda avtals villkor kan man också bevaka i akt och mening att tillgodose sina rättigheter, ofta i form av intäkter eller minskade kostnader. Avtalsvillkor som innebär skyldigheter kan också bevakas för att underlätta att upplupna kostnader bokförs i rätt period. Digital avtalshantering innebär också att avtalsansvariga får tillgång till sina avtal vid önskat tillfälle. Alla läser ”samma avtal” och risken för att jobba med gamla versioner elimineras.